Datenschutzinformation für Bewerber:innen des AIT-Konzerns
(AIT Austrian Institute of Technology GmbH („AIT“) und den Tochterunternehmen Leichtmetallkompetenzzentrum Ranshofen GmbH („LKR“), Nuclear Engineering Seibersdorf GmbH („NES“) und Seibersdorf Labor GmbH („SL“))
1. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Bewerben Sie sich bei uns, dann kommt es zur Verarbeitung der von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten („Daten“), um die Möglichkeit der Beschäftigung bei uns prüfen und Ihre Bewerbung für eine Stellenbesetzung berücksichtigen zu können.
Für diesen Zweck kann es auch zu einer Verarbeitung Ihrer Daten kommen, die Sie über Karriere- oder Jobportale einer breiteren Öffentlichkeit oder Recruiting-Unternehmen für eine Stellensuche zur Verfügung gestellt haben.
Nach Beendigung eines Bewerbungsverfahrens werden Ihre Daten weiters für den Zweck der Dokumentation eines rechtskonformen Stellenbesetzungsprozesses verarbeitet.
Die Datenverarbeitungen erfolgen auf der Rechtsgrundlage der Erfüllung (vor)vertraglicher Maßnahmen gemäß Art 6 Abs 1 lit b Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) und zur Erfüllung berechtigter Interessen gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO. Die dabei verfolgten berechtigten Interessen sind die Besetzung offener Stellen mit geeigneten Kandidat:innen und damit zusammenhängend die Sicherstellung von Stellenbesetzungen in Übereinstimmung mit gesetzlichen Compliance-Pflichten, denen wir unterliegen, die Nachweismöglichkeit der Durchführung rechtskonformer Stellenbesetzungsprozesse und die Ausübung und Verteidigung damit zusammenhängender Rechte und Ansprüche.
Compliance-Pflichten ergeben sich für uns insbesondere aus dem Netz- und Informationssystemsicherheitsgesetz (NISG) und dem Exportkontroll- und Sanktionsrecht und können im Einzelfall erfordern, dass wir ihre Daten einer Plausibilitätsprüfung unterziehen, indem wir in öffentlich zugänglichen Internetquellen und bei Personen oder Stellen, auf die Sie in Ihren Bewerbungsunterlagen referenzieren, die von Ihnen gemachte Angaben verifizieren, oder Ihre Daten gegen Sanktionslisten prüfen.
Sofern Sie im Zuge Ihrer Bewerbung bzw. eines Stellenbesetzungsprozesses Ihre ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten gegeben haben, erfolgt die Datenverarbeitung weiters für den in der Einwilligungserklärung festgelegten Zweck.
Die Verarbeitung erfolgt in diesem Fall auf der Rechtsgrundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art 6 Abs 1 lit a bzw. Art. 9 Abs 2 lit a DSGVO. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
2. Für die Datenverarbeitung Verantwortlicher
Für die Verarbeitung Ihrer Daten verantwortlich ist die in der jeweiligen Stellenausschreibung angegebene AIT-Konzerngesellschaft.
Es können dies sein:
AIT Austrian Institute of Technology GmbH, Giefinggasse 4, 1210 Wien, E-Mail: office(at)ait.ac.at, Telefon: +43 50550-0
Leichtmetallkompetenzzentrum Ranshofen GmbH, Lamprechtshausenerstraße 61, 5282 Braunau am Inn – Ranshofen, E-Mail: office.lkr(at)ait.ac.at, Telefon: +43 50550-6931
Nuclear Engineering Seibersdorf GmbH, Forschungszentrum, 2444 Seibersdorf, E-Mail: office(at)nes.at, Telefon: +43 50550-2040
Seibersdorf Labor GmbH, Forschungszentrum, 2444 Seibersdorf, E-Mail: office(at)s-l.at, Telefon: +43 50550-2500
Aufgrund unserer datenschutzrechtlichen Informationspflichten weisen wir darauf hin, dass es zu einer Verarbeitung Ihrer Daten durch mehrere AIT-Konzernunternehmen kommen kann. Dabei ist es möglich, dass eine Datenverarbeitung im Sinne einer Auftragsverarbeitung nach Art 28 DSGVO oder im Sinne einer Verarbeitung gemeinsam Verantwortlicher nach Art 26 DSGVO erfolgt. Grund dafür ist die organisatorische Struktur innerhalb des AIT-Konzerns mit themenspezifischen Fachabteilungen, zum Beispiel für das Thema Recruiting. Eine Verarbeitung Ihrer Daten durch mehrere AIT-Konzernunternehmen erfolgt aber ausschließlich unter Beachtung der hierfür vorgesehenen datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen.
Als Betroffener sind Sie berechtigt, Ihre Betroffenenrechte gegenüber jedem Verantwortlichen geltend zu machen. Im Fall einer gemeinsamen Verantwortlichkeit mehrerer AIT-Konzernunternehmen wird Ihr entsprechender Antrag intern dem hauptzuständigen Verantwortlichen weitergeleitet, der Ihren Antrag bearbeitet. Die Verantwortlichen unterstützen sich hierbei gegenseitig.
3. Kontaktdaten Datenschutzbeauftragter
Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten für AIT, LKR und NES lauten: dpo(at)ait.ac.at.
Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten für SL lautet: datenschutz(at)s-l.at.
4. Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten
Wir verarbeiten die von Ihnen im Zuge Ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellten Daten.
Weiters kann es zu einer Verarbeitung Ihrer Daten kommen, die Sie über Karriere- oder Jobportale einer breiteren Öffentlichkeit oder Recruiting-Unternehmen für eine Stellensuche zur Verfügung stellen.
Dazu zählen insbesondere folgende Daten:
Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Anschrift und Adressen, Social-Media-Kontaktinformationen, Telefonnummern, Lichtbild/Foto, Lebenslauf, Motivationsschreiben, Nachweise zu Berufs-, Aus- und Weiterbildungen und Arbeitszeugnisse.
5. Empfänger und Übermittlung in Drittländer
Ihre Daten werden grundsätzlich nur innerhalb des AIT-Konzerns verarbeitet.
Insbesondere in folgenden Fällen kann es zu einer Datenübermittlung an Dritte kommen:
Sie bewerben sich für eine Stelle bei einer Tochtergesellschaft von AIT. Ihre Daten werden aufgrund der organisatorischen Struktur innerhalb des AIT-Konzerns von AIT als Auftragsverarbeiter für das jeweilige Tochterunternehmen verarbeitet.
An weitere Auftragsverarbeiter, wenn diese damit beauftragt wurden, Ihre Daten für uns zum Zweck der Abwicklung und Dokumentation des Stellenbesetzungsprozesses zu verarbeiten. Einer unserer Auftragsverarbeiter ist die eRecruiter GmbH, die die von uns genutzte Recruiting-Software eRecruiter bereitstellt.
Ist in der Stellenausschreibung erwähnt, dass in dem Stellenbesetzungsprozess Kooperations-, Projekt- oder Forschungspartner bzw. Partner-Universitäten eingebunden sind, dann werden Ihre Daten an die in der Stellenausschreibung angeführten Organisationen im Rahmen des Stellenbesetzungsprozesses übermittelt.
An Behörden oder Gerichte, wenn dies zur Einhaltung und Erfüllung regulatorischer Pflichten erforderlich ist.
Sofern Ihre Daten an einen Empfänger außerhalb der EU oder des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) übermittelt werden, erfolgt die Übermittlung nur unter Einhaltung der hierfür vorgesehenen rechtlichen Regelungen der Art 44-46 DSGVO.
6. Speicherdauer
Zum Zweck der Dokumentation eines diskriminierungsfreien Stellenbesetzungsprozesses und zum Nachweis der Einhaltung unserer unter Punkt 1 angeführten Compliance-Pflichten werden Ihre Daten nach Abschluss eines konkreten Stellenbesetzungsprozesses grundsätzlich für die Dauer von 7 Monaten gespeichert. Die Frist beginnt mit jeder Bewerbung neu zu laufen.
In begründeten Einzelfällen kann es zu einer längeren Speicherdauer kommen, wenn dies im Einzelfall zur Einhaltung der unter Punkt 1 angeführten Compliance-Pflichten oder aus sicherheitsrelevanten Aspekten, wie dem Schutz für Leib und Leben, erforderlich ist.
Werden Ihre Daten aufgrund einer Einwilligung verarbeitet, erfolgt die Datenverarbeitung für die Dauer, die in der Einwilligungserklärung angegeben ist oder bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung.
7. Datenschutzrechte und Beschwerdemöglichkeit
Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft über Ihre gespeicherten Daten. Weiters haben Sie das Recht, Daten berichtigen oder löschen zu lassen. Es steht Ihnen das Recht zu, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten oder deren Übertragung zu verlangen. Darüber hinaus haben
Sie das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten zu erheben sowie sich bei einer vermuteten Verletzung von Datenschutzbestimmungen an die Datenschutzbehörde zu wenden. Wenn Ihre Daten aufgrund Ihrer Einwilligung verarbeitet werden, können Sie diese jederzeit widerrufen. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerrufszeitpunkt jedoch nicht berührt.
Vom Recht auf Berichtigung können Sie z.B. mittels Einstieg in die online Self-Service-Zone des Karriereportals mit Ihren persönlichen Zugangsdaten jederzeit Gebrauch machen und eigenständig Ihre Daten ändern. Aktualisierungsersuchen sind darüber hinaus etwa auch per E-Mail an jobline(at)ait.ac.at möglich.
Sie können die Löschung des gesamten Bewerbungsprofils und Ihres Accounts jederzeit, etwa per E-Mail an jobline@ait.ac.at beantragen. Bitte beachten Sie, dass Löschungsbegehren nur entsprochen werden kann, wenn dem keine Interessen oder Gründe entgegenstehen, die uns gesetzlich dazu zwingen oder berechtigen, Ihre Daten weiter zu verarbeiten.
Eine von Ihnen erteilte Einwilligung zur Datenspeicherung in der Evidenzdatenbank kann jederzeit widerrufen werden. Der Widerruf der Einwilligung kann etwa durch ein formloses E-Mail an die Adresse jobline@ait.ac.at oder durch von Ihnen vorgenommene Einstellungen in der Self-Service-Zone des Karriereportals erfolgen.
8.Verpflichtung zur Bereitstellung von personenbezogenen Daten
Sie sind nicht verpflichtet Ihre Daten bereitzustellen. Bei Nichtbereitstellung Ihrer Daten können wir Sie für eine Stelle jedoch nicht berücksichtigen.
9. Automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling
Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO statt.